この数十年前までは社内、社外共にビジネス場面における文書と言えば、FAX、データのプリントアウトなど「紙」という物体に転写したものでやり取りするのが当たり前でした。しかし、現代においてはビジネス上だけでなく、あらゆる場面で「ペーパレス」化しており、重要なやりとり、契約書、あげくは金融機関の手続き、入出金に至るまでインターネット上で完結する時代になりました。インターネットというツールの普及は、日常の時間と労力の短縮、印刷代、資源の削減な多種多様な利便性を我々にもたらしてくれていることは間違いありませんが、その反面、企業としては常に危険と隣り合わせであることもまた事実です。

つまり現代における翻訳会社の役割とは、納品させて頂く「翻訳文書」の品質向上と同等かあるいはそれ以上に最重要課題であるのがお客様のセキュリティ保護です。

翻訳会社は重要情報の宝庫

海外市場から日本市場に文章、映像物を広める、また反対もしかりですが、考えてみれば、翻訳会社には毎日のように最新の学術研究、開発中の医薬品、新製品の説明書、会社のプレスリリース、法律文書など機密事項の宝庫です。

数年前、大手通信教育会社の顧客情報流出事故は皆様も記憶に新しいかと思いますが、これらのほとんどの要因は派遣社員への監督不行き届き、セキュリティ管理の甘さが取り沙汰されました。また、この事故は当該派遣社員の故意による犯罪行為ですが、故意でなくてもちょっとしたパスワードの設定忘れなどセキュリティ管理の甘さで稀少な情報が流出してしまうケースもあります。このように企業にとって秘匿性の高い情報が外部に漏れることは、わずかな実費で完結するようなケースはほぼ少なく、社の存続をも脅かすほどの大きな事態に繋がってしまいます。

現代の翻訳会社は顧客データのセキュリティ管理も任務

しかし、現代においては、単なる文書の翻訳作業だけに留まらず、これらの重要機密文書のオリジナル原稿、翻訳済原稿がインターネット上で日々やり取りされています。それに加え、多くの翻訳会社は社内で翻訳作業を行う場合もありますが、同時に相当人数のフリーランス外注翻訳者に委託することもあります。そして、これらのフリーランス外注翻訳者は日本国内だけでなく、海外在住の者も含まれており、その度に彼らもクライアント様のファイルにアクセスせざるを得ません。そして、このように複数名の外注翻訳者が様々な国のネット環境からアクセスするため、本人に悪意がなくても文書は常にインターネットセキュリティのリスクを負っていることになります。

そういった意味で、クライアント企業様から重要な情報をお預かりした上での業務となるのが前提の翻訳会社としては、単純に文書を翻訳する品質だけでなく、クライアント様のセキュリティをお守りすることも重要なミッションの1つであることは言うまでもありません。

翻訳会社が顧客に行うべき適切なセキュリティ対策とは？

それでは、翻訳会社におけるセキュリティ対策とはどのようなことが必要になるのでしょうか。以下の3つに要約しております。

1.ハードウェア、ソフトウェアの環境
・クライアント様データのセキュリティ保護が万全のサーバ下で管理されているか
・クライアント様データに翻訳担当者以外がアクセスできないようになっているか
・ データ転送方法はどのような環境下で行われるか
・ウイルス対策ソフトを導入、定期的にアップデートしているか

2. 翻訳作業室の環境
・社内翻訳室の入退室管理はどのような管理体制になっているか
・廃棄、出力された原稿の処分方法はどのようになっているか

3. 翻訳担当者の管理
・担当者のセキュリティ研修・管理体制はどうなっているか
・社員他翻訳担当者との間に秘密保持契約（NDA）は万全か

高セキュリティ環境での翻訳には社内専属翻訳を行う十印を

十印ではお客様からお預かりしている機密データをお守りするべく様々な取り組みを行っております。特に機密重要度が高い案件に対しては、セキュリティ環境を最大限に優先するべく翻訳者担当者に社外での作業委託を一切行わず、電子錠付きの社内専用作業室にて社内専属の翻訳チームで作業を行っています。この社内専用作業室は、プロジェクトの関係者以外一切立ち入りをさせないシステムを取っており、役員を始め、いかなる人間であっても中に入ることはできません。また、お客様との日々のやり取りに関しましては、社内LANと別系統のネットワークシステムを構築させ、メール、ファイルなどのデータ転送に関しても全て暗号化しております。データセンターに保管されているデータについても暗号化を施すことで、セキュリティのレベルは一段と高くなります。これにより、十印サーバへの不正アクセスが万が一発生したとしても、外部からの不正アクセス者はデータを解読することができません。

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これら以外にも十印ではお客様のデータセキュリティに関するあらゆるご不安な点に関して、できる限り柔軟に対応させていただきます。お客様にとってどのようなセキュリティ環境がご希望かを弊社担当者に率直にお申し付けください。