和訳や英訳など、翻訳のプロセスは思っているよりも複雑に構成されています。そのため、翻訳管理を正しく行っていないと、計画的に翻訳を進めることができません。今回は、翻訳管理に必要不可欠な「TMS」導入のポイントについて解説していくので、参考にしてみてください。

翻訳のプロセスは思っているよりも複雑

翻訳会社で翻訳を依頼する場合、まず翻訳対象のデータを元に、見積もり作業や作業計画の立案を行います。その後、顧客が発注するかどうか判断を待ち、依頼の連絡がきた際には翻訳・チェック・エンジニアリグなど様々なプロセスを経て、翻訳作業が完了するのが翻訳作業の流れです。

一つの翻訳作業の流れは、翻訳家の担当などが決まればスムーズに行われますが、複数の案件が同時に進行していく場合は、進捗管理が大変になります。翻訳のプロセスは、ただ翻訳が完了すれば終わりという訳ではなく、様々なチェックが入るので、管理者は翻訳管理に追われることが多くなるのが、翻訳作業では多いでしょう。

TMSとは

翻訳は複雑なプロセスを経て完了し、顧客の元に届けられるため、翻訳管理者は進捗状況の管理が大変です。そこで負荷の高いマルチタスクやリソース、コスト、スケジュールといった進捗管理を翻訳管理システムの「TMS」で管理します。

TMSは、翻訳のワークフローを一つのプラットフォームに集約し、工程を最適化することが可能です。またワークフローの管理だけでなく、請求支払いの経理機能やコミュニケーションツールなどが備わっていることも多いので、翻訳作業の管理を行う上で、上手く活躍してくれます。

TMS導入のメリット

進捗管理を容易にするTMSですが、導入することで、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。具体的なメリットについて解説していきます。

・情報の一元化
TMSを導入することで、顧客情報・翻訳者情報・案件の納期・支払コスト・請求金額といった一連のプロセスの全てを集約することができます。変更など、情報が更新された際には、TMSにログインすることで情報が共有化されるので、漏れなく情報を管理することが可能です。

これにより、翻訳サービスにおいて、一括で情報を管理することができるため、作業量が少なくなると共に、視覚的に一連のプロセスを管理することができます。

・プロセスの標準化
TMSを通して翻訳依頼を受けることで、作業者は同じ場所からファイルをダウンロードし、フォーマットに記載された情報を確認することができます。これにより、ファイルや情報の伝達ミスを軽減することが可能です。

翻訳作業において、進捗管理ミスが発生する可能性がありますが、TMSを上手く活用すれば、最小限に抑え、トラブル回避に努めることができます。

セキュリティ面においても、サイト上で安全に管理されていることから、顧客情報などの漏洩を防ぎ、情報セキュリティを万全な状態にすることが可能です。

・業務の効率化
TMSの導入は、翻訳会社のメリットだけでなく、翻訳サービスを受ける顧客側にもメリットがあります。TMSのプラットフォームに、翻訳したいファイルをアップロードし、仕様を所定のフォームに入力するだけで、見積もり依頼を行えるようになるなど、効率的な業務依頼がTMSの導入により可能になるのです。

複数案件を依頼する場合は、案件を一元管理することができ、ステータスもTMSの画面で確認することができます。

TMSが導入されている翻訳会社ほど、効率化が実施され、使い勝手がいいので、翻訳を依頼する会社に悩んでいるのであれば、TMS導入の有無を確認してみましょう。

十印のTMSはスタッフによるサポートも充実

翻訳会社である十印は、TMSを導入することで、翻訳者のサポートを行うことに成功しました。サポート内容は、一元管理の方法や進捗管理など様々で、TMSに熟知したスタッフを配置することで、翻訳者のトレーニングやサポート十分に行うことが可能な体制が整えられています。

これにより、お客様への負担を少なくし、効率のいい翻訳作業が可能となっているのです。実績としても、TMSを導入することで、お客様とのコミュニケーションを円滑に行うことができ、厳しい納期の中、高品質な内容で提供することが出来ています。

TMSの導入は、翻訳会社だけでなく、顧客側にもメリットが多くあります。翻訳を希望されている方は、TMSの体制が整っている十印にご依頼ください。

＊＊＊

翻訳サービスは、単純に翻訳を行うだけで完了するのではなく、複雑なプロセスの元、完成品が顧客に提供されるようになっています。しかし、複数案件を同時進行で行っている場合、進捗管理を行うことが難しくなり、管理者への負担が大きくなってしまうでしょう。

十印では、TMSに熟知したスタッフによるサポートが充実しているので、安心して翻訳サービスを提供することができます。翻訳会社探しに苦労しているのであれば、TMSの導入が実施されている十印に相談してみてください。